Hvorfor samler vi inn personopplysninger (formål) og hvaslags informasjon samler vi inn (personopplysninger) og under hvilket grunnlag(rettslig grunnlag)?William Eiendom AS samler inn og bruker dinepersonopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og kontaktpunkt. Allinnhenting av personopplysninger har grunnlag i et formål og er oppført her:
1) Mottakere av nyhetsbrev
A) Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon omvår virksomhet til abonnementer.
I: Formål: Vi har digital markedsføring i form avnyhetsbrev.
II: Personopplysninger: E-postadresse, telefonnummer.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingen skjer på grunnlag avsamtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Personopplysningene lagres sålenge den som har samtykket ikke trekker sitt samtykke, jf. GDPR artikkel 17nr. 1 bokstav b. Vi sletter personopplysningene når samtykket trekkes.
2) Besvare henvendelser
A: Besvare henvendelser sendt til William Eiendom AS
I: Formål: Vi har kontaktpunkter via e-post, nettsider ogsosiale medier. Henvendelser sendt til disse kontaktpunktene vil medførebehandling av personopplysninger.
II: Personopplysninger: Navn, telefonnummer, e-postadresseog eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPRartikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Vi har vurdert det slik at deter nødvendig for å oss å behandle personopplysninger når vi blir kontaktet slikat vi får besvart opp henvendelser og videre opprettholde kommunikasjon.
3) Nettsiden
A) Bruk av nettsiden storgata104-106.no og alle tilhørendeundersider.
I: Formål: Vi har en offentlig nettside oppført på domenet storgata104-106.no,ved besøk på nettsiden vil det medføre behandling av personopplysninger.
II: Personopplysninger: Offentlig IP adresse
III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPRartikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Ved bruk av et nettsted sendesdin offentlige IP-adresse til våre web servere. Dette må gjøres for at du skalkunne laste ned innhold fra våre webservere. IP-adressen er den eneste påkrevdepersonopplysningen ved bruk av nettstedene, og vi lagrer normalt IP-adresser(loggføring) 12 måneder etter et besøk, eller lengre ved mistanke om lovbrudd.IP-adressen benyttes i anmeldelser og/eller i blokkerings lister til våretjenere.
B) Cookies (Informasjonskapsler)
I: Personopplysninger: Land, by, kjønn og alder.
II: Formål: For å få informasjon om bruk av våre nettsiderbenytter vi informasjonskapsler (cookies).
III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPRartikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Vi har vurdert at det ernødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere.Vi ivaretar imidlertid personvern ditt ved at vi kun bruker opplysningene tilstatistikk samt gir deg som bruker muligheten til å begrense cookies(informasjonskapsler) til kun nødvendige. Skulle du velge å oppgi statistiskecookies (informasjonskapsler) er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson,selv ved å samle sammen flere av personopplysningene. Du kan finne en komplettoversikt over alle Cookies (Informasjonskapsler) vi samler ved å trykke påikonet nederst til venstre på hjemmesiden.
4) Økonomi
A) Registrering av tid og kostnader
I: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefonnummer, Adresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøp avtjenester hos William Eiendom AS.
II: Formål: Tid og kostnader som er påløpt relatert tilutleie registreres i William Eiendom AS sitt time registreringssystem, PropertyManagement System samt økonomisystem.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingen hjemlet i GDPR artikkel6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), da registreringen er nødvendig for åkunne holde en løpende oversikt over påløpte kostnader og for korrektfakturering av arbeidet i ettertid.
B) Fakturering
I: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefonnummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøpav tjenester hos William Eiendom AS.
II: Formål: Kontaktopplysninger som blir registrert ellertilsendt av virksomheter eller privatpersoner benyttes til å utsende faktura påtjenester kjøpt hos William Eiendom AS.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPRartikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) da behandlingen er nødvendigfor å ta betalt for tjenester og en forutsetning for drift av virksomheten.Fakturaer arkiveres i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven §13.
C) Inkasso
I: Formål: Personopplysninger på faktura behandles vedinkasso. Ved rettslig inndrivelse behandles personopplysninger på faktura og isaksdokumenter.
II: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefonnummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøpav tjenester hos William Eiendom AS.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingen ernødvendig for å gjøre gjeldende rettskrav, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f(interesseavveining). Personopplysningene lagres så lenge dette er nødvendigfor å gjøre gjeldende og forsvare rettskravet
D) Bilagsføring
I: Formål: Personopplysninger som fremgår av regnskapsbilaglagres i fem år fra regnskapsårets slutt
II: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefonnummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøpav tjenester hos William Eiendom AS.
III: Rettslig grunnlag: jf. bokføringsloven § 13.Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettsligforpliktelse) og bokstav f (interesseavveining). Lengre lagringstid kan etteromstendighetene være nødvendig, f.eks. ved rettstvist, jf. GDPR art 6 nr. 1bokstav f.
4) Jobbsøkere, referanser og attestanter
A) Behandling av personopplysninger relatert til jobbsøkere,referanser og attestanter.
I: Formål: William Eiendom AS behandler personopplysningerom jobbsøkere, referanser og attestanter i forbindelse med rekruttering.
II: Personopplysninger: Vi behandler personopplysninger somfremgår av søknad, CV, attester, referanser og i forbindelse med intervjuer.
III: Rettslig grunnlag: Behandlingen skjer på grunnlag avden registrertes anmodning før en avtaleinngåelse og en interesseavveining, jf.GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, idet det er nødvendig for å kunne gjennomførerekrutteringsprosessen og vurdere søkers kvalifikasjoner.
Databehandler
William Eiendom AS gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller etlovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
William Eiendom AS bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I sliketilfeller vil vi inngå avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alleledd av behandlingen. Vi har inngått databehandleravtale med følgende eksternesamarbeidspartnere og leverandører:
- PRO ISP AS (org.nr. 896 907 662) vedrørende drift av webtjenester.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller ellerpå andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, medmindre du eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette ellerutleveringen er lovpålagt. All behandling av personopplysninger som foretar skjerinnenfor EU/EØS-området.
Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det ernødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vibehandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes nåravtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemteregnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsierlagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkendeblir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
Dine rettigheter
A) Rett til å trekke tilbake samtykke
I: Dersom en behandling av dine personopplysninger bygger påsamtykke kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke. Dersom samtykkettrekkes, påvirker det ikke lovligheten av tidligere behandling som bygger påsamtykket før det trekkes, se GDPR artikkel 7.
B) Rett til innsyn
I: Du har som hovedregel rett til å kreve innsyn ipersonopplysningene som behandles om deg, se GDPR artikkel 15. Retten tilinnsyn gjelder ikke for personopplysninger som nevnt i personopplysningsloven §16, herunder for personopplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt.
C) Rett til retting
I: Du kan etter GDPR artikkel 16 ha rett til å få uriktigepersonopplysninger rettet. Du har som hovedregel også rett til å fåufullstendige personopplysninger komplettert, herunder ved å framlegge ensupplerende erklæring.
D) Rett til å kreve behandling begrenset
I: Du kan etter GDPR artikkel 18 nr. 1 ha rett til å krevebehandling av personopplysninger om deg begrenset. Dersom behandlingen er blittbegrenset skal den behandlingsansvarlige, med unntak for lagring, kun behandlepersonopplysningene på for behandlinger oppgitt i personvernforordningen art.18 nr. 2. Dersom behandlingen har blitt begrenset har du rett til å bliunderrettet før begrensningen oppheves.
E) Rett til å protestere mot behandling
I: Du har etter GDPR artikkel 21 nr. 1 rett til å protesteremot behandling av personopplysninger om deg som har grunnlag i berettigetinteresse etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. SBDL kan fortsette å behandlepersonopplysningene dersom det foreligger tvingende berettigede grunner forbehandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
F) Rett til dataportabilitet
I: Du kan etter GDPR artikkel 20 ha rett til å mottapersonopplysninger om deg i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbartformat og har rett til å overføre opplysningene til en annenbehandlingsansvarlig.
II: Du har rett til å få personopplysningene overførtdirekte til en annen behandlingsansvarlig (for eksempel et utleieselskap)dersom det er teknisk mulig.
G) Rett til sletting («rett til å bli glemt»)
I: Du kan etter GDPR artikkel 17 på nærmere vilkår ha rett til å få personopplysninger om deg slettet. William Eiendom AS vil så langt sommulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men kan ikkegjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempelat William Eiendom AS har lovbestemt lagringsplikt eller fortsatt lagring ernødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss pr.e-post på post@weiendom.no. Vi vil besvare din henvendelse så fort sommulig. Ved henvendelser vil vi be deg om å bekrefte identiteten dineller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheteroverfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dinepersonopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Sikkerhet og rutiner
William Eiendom AS har etablert prosedyrer for å håndterepersonopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er av teknisk og organisatoriskart. William Eiendom AS foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i systemersom benyttes for håndtering av personopplysninger.
Det er inngått avtaler som pålegger våre databehandlere å sørge for tilfredsstillendeinformasjonssikkerhet. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personellsom har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Det er etablert interneretningslinjer for behandling av personopplysninger. Det gis opplæring avansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer. Personopplysninger som er lagret i William Eiendom ASIT-system vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører iforbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging avsikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.
Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og William Eiendom AS forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet oginternkontroll, jf. GDPR artiklene 5 nr. 1, 24, 32 og 6 nr. 1 bokstav c. Det vil kunne være aktuelt å utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter, leverandører (IT, fjernarkiv, regnskap, revisjon,inkasso mv.), samarbeidspartnere og kunder. William Eiendom AS gir ikkepersonopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovliggrunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil kunne være et samtykke, at utleveringen er nødvendig for å oppfylle en avtale, at detforeligger lovgrunnlag som nødvendiggjør utlevering eller at William Eiendom AShar en tilstrekkelig berettiget interesse. William Eiendom AS bruker databehandlere til å behandlepersonopplysninger på våre vegne. Databehandlerne opptrer i henhold til inngåttdatabehandleravtale.
Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikkeer i henhold til det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryterpersonvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet påDatatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Endringer i erklæringen
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester ellerendringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføreforandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltidfinnes lett tilgjengelig på vår nettside. Brukere av denne siden bør derforsjekke personvernerklæringen regelmessig for å oppdatere seg på den nyesteutgaven. Fortsettelse av bruk av nettsiden betyr at eventuelt endredepersonvernvilkår godtas.